Digital document control automation in shipping
Journal Title: Автоматизация судовых технических средств - Year 2018, Vol 1, Issue 24
Abstract
Management of shipping companies has the distinction of operating remote objects (vessels) from shore-based offices. In order to achieve efficiency in the process prompt information exchange between vessels and a company ought to be established. This is the only way to ensure adequate and quick responses to situations that require two-way communication and immediate solutions. Information systems are used for collection, structuration, storage and communication of information. Their usage became an integral part of shipping companies’ activities. While the cost of such systems is quite high and potentially prohibitive for smaller companies not all of them allow to quickly send large numbers of identical messages. This can be achieved by using e-mail clients and mass mailing. This article shows an example of mass mailing using “The Bat” email client. The program provides, among others, the following features: quick templates that allow to save the main body of a text, macros that allow to personalize template-based messages, address book export and import. In order to do mass mailing to vessels, i.e. for an SMS (Safety Management System) update, the following information should be prepared for inclusion in a letter: vessels’ names, e-mail addresses, full names of addressees and their positions etc. The program can import data from an .csv file into its address book. In order to get an .csv file relevant data should be prepared beforehand. The preparation can be done using electronic tables (such as .xls, .xlsm), which allow to use macros for gathering, cleaning, organizing and consolidating data. After the preparation data be saved in the necessary format for importing. Using macros with address book data and templates allows to combine unchangeable text with variables creating letters varying from one addressee to another. The possibility provides a useful tool for mailing a large number of similar letters to any number of recipients and what is most important – doing it quickly. The article includes recommendations for personalized mass mailing implementation which can be used for automating business processes.
Authors and Affiliations
Alla Kamienieva, Kyrylo Kamieniev
Keywords
Related Articles
- EP ID EP408864
- DOI -
- Views 71
- Downloads 0
Поддержка определения эффективного двухэтапного плана расхождения с судами
Предлагаются для использования в бортовых системах предупреждения столкновений инструменты информационной поддержки, облегчающие вы-бор эффективного плана расхождения с судами, включающего два одновре-менных изменения ку...
Качество рекомендаций ЭКНИС по расхождению с судами
Представлены результаты анализа качества рекомендаций ЭКНИС по рас-хождению с судами. Предложен метод для учета инерционности судна при расчете границ порождаемых "целями" секторов опасных курсов. Представлені результат...
Формирование системы бинарной координации судов с учетом закона необходимого разнообразия Эшби
Рассмотрена система бинарной координации, регулирующая взаимодейст-вие пары судов в ситуации опасного сближения при их стандартном маневри-ровании изменением курса судна. Показано, что при формировании системы бинарной к...
Оценка векториальной погрешности поворота судна и минимизация ее величины
Рассмотрена позиционная векториальная погрешность, обусловленная по-грешностью угла кладки пера руля при использовании двух моделей прогноза поворота судна первого и второго порядка. Приведены аналитические выра-жения дл...
Определение оптимальной частоты ультразвуковой кавитационной обработки судовых топлив
Приведены рекомендации по определению оптимальной частоты ультра-звуковых волн, обеспечивающих кавитационную обработку судовых топлив. Экспериментально установлено, что процесс десульфуризации топлива с по-мощью ультразв...